Mundo Fesc
E-ISSN: 2216-0388 P- ISSN: 2216-0353
Artículo Original
Diseño del procedimiento de compras no
inventariables en la empresa Gate Gourmet
Colombia S.A.S.
Design of the non-inventory purchases procedure in the
company Gate Gourmet Colombia S.A.S.
Recibido: 24 de Septiembre de 2024
Aprobado: 18 de Diciembre de 2024
Cómo citar: L. C. Bustamante-Gutiérrez, J. A. Roa-Nieto, “Diseño del procedimiento de compras no
inventariables en la empresa Gate Gourmet Colombia S.A.S.”, Mundo FESC, VOL. 15, n. 31, 2025. DOI:
10.61799/2216-0388.1442
Lina C. Bustamante-Gutiérrez1*
Corporación Universitaria Iberoamericana.
lina.bustamante@ibero.edu.co. https://
orcid.org/0000-0003-1172-1287
José A. Roa-Nieto2
Corporación Universitaria Iberoamericana.
jroaniet@ibero.edu.co
*Autor para correspondencia:
lina.bustamante@ibero.edu.co
Diseño del
procedimiento
de compras no
inventariables en
la empresa Gate
Gourmet Colombia
S.A.S.
Resumen
El proceso de compras de una organización se debe
establecer de manera efectiva de tal forma que permita
el correcto funcionamiento del área, garantizando la
transparencia y efectividad. Para ello, la Ingeniería Industrial
cuenta con diferentes herramientas que permiten identificar
las oportunidades de mejora aplicables en los procesos
y establecer planes de acción efectivos que permitan el
control del área. En este artículo se presenta el diseño
del procedimiento de compras no inventariables en la
compañía Gate Gourmet Colombia S.A.S. con la aplicación
de la Metodología de pensamiento sistémico, y que dentro
de la organización es bautizada como Gate/OPEX. Esta
metodología consta de tres factores: Mapa cadena de
valor, formatos propios del pensamiento sistémico y las
propuestas de mejora, de esta manera, se logran identificar
los puntos críticos de control y determinar planes de acción,
que permiten dar respuesta a la situación problemática
identificada.
Palabras clave: Pensamiento sistémico,
Mapa cadena de valor, Compras No
Inventariables, diseño de procedimiento.
Design of the noninventory purchases
procedure in the
company Gate
Gourmet Colombia
S.A.S.
Abstract
The purchasing process of an organization must be effectively
established in such a way that it allows the correct operation
of the area, guaranteeing transparency and effectiveness.
For this purpose, Industrial engineering has different tools
that allow the identification of improvement opportunities
applicable to the processes and the establishment of
effective action plans that allow the control of the area. This
article presents the design of the non-inventory purchases
process in the company Gate Gourmet Colombia S.A.S.
with the application of the Systemic thinking methodology,
which within the organization is called Gate/OPEX. This
methodology consists of three factors: Value chain map,
formats of systemic thinking and improvement proposals,
in this way, it is possible to identify the critical control
points and determine effective action plans applicable
to the process, which allow to respond to the identified
problematic situation.
Keywords: Systems thinking methodology,
Value chain map, Non-Inventory purchasing,
procedural design.
Introducción
El control de las compras es fundamental para cualquier organización ya que es el área
donde se invierten recursos económicos de la empresa con el fin de transformarlos para
obtener una rentabilidad. Dado lo anterior, es importante hacer conciencia de que un
proceso de compras no controlado puede causar un gran despilfarro de los recursos a
través de compras desordenadas de materiales o de activos innecesarios, o se presta
para la ejecución de actividades irregulares que pueden comprometer la ética de la
organización y no se evidencie la debida transparencia en el área de compras. Cuando
se controla el proceso de compras se puede garantizar que se ejecutan el 100% de los
requerimientos realizados por las áreas de una manera ética y transparente, dando
cumplimiento a la función principal de compras, ya que, permite tener todos los soportes
de gestión requeridos para ser auditados tanto por los entes de control internos en la
organización como entes externos como la revisoría fiscal y entidades gubernamentales.
Para ello, es importante una adecuada selección de proveedores que ofrezcan la mejor
calidad de producto, servicio y oportunidad de entrega, todo, al menor costo.
El objeto de estudio es la organización Gate Gourmet Colombia S.A.S., una empresa
Multinacional con casa matriz en Suiza y presencia en todo el mundo, pero principalmente
se concentra en Asia, Europa, Norte America y Sur America; en esta última región cuenta
con presencia en Colombia, Panamá, Ecuador, Bolivia Perú, Chile, Argentina y Brasil.
En Colombia cuenta con una única sede en la cuidad de Bogotá D.C., donde por medio
del Aeropuerto El Dorado se atiende toda la operación nacional como internacional.
Su actividad económica está determinada por el CIIU 1089 definido por la Cámara de
Comercio de Bogotá como “Elaboración de otros productos alimenticios n.c.p”; lo cual
se traduce en que la organización se dedica a prestar servicios de alimentación y confort
a las principales aerolíneas del país entre las que se incluye como Avianca, LATAM,
Aerolíneas Argentinas, Aeromexico, Turkish, Tampa, FedEx e Iberia, y también, el servicio
de alimentación a pasajeros en el Aeropuerto el Dorado a través de las Salas VIP de las
Aerolíneas.
Dentro de los procesos actuales considerados, se ha podido evidenciar que el área de
compras carece de un procedimiento definido y claro que direccione las CNI, ya que el
existente es de carácter general y se encuentra obsoleto.
Gracias a la identificada desactualización, se han presentado inconvenientes en el
proceso de CNI ya que intervienen varias áreas en su autorización y no se coordinan
debidamente los esfuerzos; de igual forma, genera afectaciones al presupuesto de la
organización y un alto porcentaje de compras que no cumple con todos los lineamientos
requeridos por el área financiera y la revisoría fiscal en su control, que oscila entre el
70 y 80 % en el periodo entre enero y mayo de 2023. De acuerdo con lo anterior, y
entendiendo que las compras de estos elementos constituyen un rubro importante dentro
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de la compañía, es necesario realizar un análisis detallado de todo el proceso a través de
la Metodología de Pensamiento Sistémico (MPS) establecido en la organización con el
nombre de Gate/OPEX y ejecutar las mejoras a que haya lugar.
Marco Téorico
Dentro del proceso logístico de toda organización cobra especial importancia el proceso
de compras, definido por [1] como: “Un plan a largo plazo para adquirir estratégicamente
materiales o servicios de proveedores externos”. Se puede resaltar entonces la relevancia
del área pues todas las demás, se convierten en su cliente interno.
El sistema integral de compras es una estrategia empresarial que busca optimizar y
centralizar el proceso de adquisición de bienes y servicios. Se trata de un enfoque
completo que desde la identificación de necesidades hasta la recepción y control de los
productos o servicios adquiridos [2].
Dentro de su sistema, las compras se encargan de diferentes tipos de artículos, dentro
de los cuales, los más conocidos son las Compras Inventariables, que son aquellas que
se adquieren con el propósito de venderlas en un futuro próximo [3]. Estos bienes son
considerados como activos y se registran en el inventario de la empresa. Los bienes
inventariables pueden ser tangibles o intangibles, y su valor puede variar desde un monto
mínimo hasta un valor significativo [4]. Algunos ejemplos de bienes inventariables son
los productos que se venden en una tienda, los materiales de construcción, los equipos
de oficina, entre otros.
Por otro lado, las compras no inventariables son aquellas que no se adquieren con el
propósito de venderlas en un futuro próximo [5]. Estos bienes no son considerados como
activos y no se registran en el inventario de la empresa. Los bienes no inventariables
pueden ser tangibles o intangibles, y su valor puede variar desde un monto mínimo
hasta un valor significativo [6]. Algunos ejemplos de bienes no inventariables son los
gastos de locomoción, las dietas, los materiales no inventariables, entre otros.
Gate Gourmet Colombia S.A.S. a través de su casa matriz, cuenta con una política
regional de compras donde se establecen los lineamientos éticos y requerimientos
que se deben cumplir para la inscripción de proveedores y la rotación de las diferentes
categorías de productos. En la revisión documental [7,8,9,10,11,12 y 13] se logra identificar
un proceso general de compras enfocado principalmente en la adquisición de materias
primas y elementos necesarios para la operación tipo inventariables, no obstante, no
se dan lineamientos claros a seguir en la compra de materiales No inventariables ni el
procedimiento relacionado con estas compras [14].
Planteamiento del problema:
Dentro del proceso de compras de la Organización se tienen dos divisiones principales
Diseño del procedimiento de compras no inventariables en la empresa Gate Gourmet
Colombia S.A.S.
de gastos, la primera corresponde a compras materias primas y materiales de empaque
que están relacionados de manera directa con el área de producción de la organización
y la segunda, corresponde a compras de No Inventariables (CNI) que se constituyen en
los elementos que requiere la organización para la ejecución de las actividades como
servicios a la maquinaria, a los activos y repuestos, entre otros. Esta segunda división no
cuenta con un procedimiento actualizado, claro y delimitado, pues estas actividades se
guían por el procedimiento general, que se diseñó hace 8 años y a través del tiempo se
han adicionado actividades y procesos que no se contemplan en el procedimiento inicial
diseñado; además, no se han tenido en cuenta los cambios en el mercado que se han
presentado durante los últimos años.
De acuerdo con los anterior y entendiendo que las compras de estos elementos consideran
un rubro importante en la compañía, es necesario realizar un análisis detallado de todo
su desarrollo a través de la MPS y así, identificar entradas, proceso, salidas, métodos
de control, mejoras, problemas y riesgos asociados, dando como resultado un nuevo
procedimiento de CNI y ejecutando las mejoras que se identifiquen. Esta situación nos
lleva a la pregunta de investigación:
¿Cómo diseñar un procedimiento de CNI en Gate Gourmet Colombia S.A.S. bajo la MPS
que garantice el cumplimiento de los requerimientos de la organización?
Objetivo General:
Diseñar del procedimiento de compras de materiales No inventariables a través de la
aplicación de la MPS Gate/OPEX establecido en la organización.
Aproximación metodológica:
Primera Fase: Diagnóstico: Consiste en la revisión de la documentación existente en la
compañía, se utilizaron las Herramientas de Pensamiento Sistémico establecidas en la
organización que están compuestas por tres momentos:
En primera instancia se debe realizar la construcción de un mapa cadena de valor (MCV)
del proceso vigente, dentro del cual se encuentran 3 pasos:
Diagrama de flujo de actividades: Para esto se utiliza una simbología que representa
entre otros: el flujo de información, inspecciones, decisiones, documentos generados
que pueden ser físicos o digitales, documentación relacionada (como manuales,
procedimientos, instructivos relacionados y demás).
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Documentación: Evaluación de procedimientos y formatos.
Planes de mejora: Identificación de mejoras, problemas y riesgos.
Segundo: A través de la Herramienta de Pensamiento Sistémico se realizará el análisis
para identificar las respectivas oportunidades de mejora, problemas y riesgos asociados.
Para la identificación de estos tres aspectos es muy importante poder realizar una
investigación detallada del proceso; para esta parte, se pueden utilizar diferentes
metodologías de la ingeniería y de mejora continua como lo son las entrevistas o reuniones
con los responsables directos de su ejecución, diagramas de Ishikawa, Metodología de
los 5 por qué, entre otros.
Segunda fase: A partir de la información recolectada anteriormente, es necesario
identificar qué se debe priorizar en las acciones subsecuentes y para ello se usa un
formato de la MPS que está conformado por cuatro variables:
El SIPOC que es un diagrama propio de la metodología Six Sigma donde se evalúa el
proceso, las entradas, las salidas y la documentación asociada para identificar cómo
funciona dicho proceso.
Diseño del procedimiento de compras no inventariables en la empresa Gate Gourmet
Colombia S.A.S.
Posteriormente se emplea el OM-R-PR que es un Árbol de decisión en donde se clasifican
las novedades encontradas, referidas a las oportunidades de mejora, problemas y riesgos,
para identificar cuáles de los factores críticos deben ser priorizados en el desarrollo de
estrategias de solución.
Matriz de doble entrada donde se toman los elementos que clasificaron como riesgo y se
realiza una puntuación para determinar la severidad o el impacto real que puede tener
en la operación, para lo cual se identifican aquellos que por su puntuación se catalogan
como riesgo alto.
Árbol de decisión que se utiliza para evaluar si el riesgo identificado se convierte en un
punto crítico de control (QCP) del proceso.
Tercera fase: En esta fase se toman del listado de elementos que se identificaron como
riesgo y se clasifican en una matriz de probabilidad /impacto con respecto a la afectación
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al cliente, en donde a partir del nivel de severidad y de probabilidad de ocurrencia se
asigna un puntaje para ser clasificados en riesgo bajo, medio y alto, siendo los bajos
reclasificados a oportunidad de mejora, los de medio riesgo reclasificados a problemas
y los de riesgo alto se evalúan en una nueva matriz adicional.
Cuarta fase: Con la identificación del estado actual del proceso y el análisis de la MPS
se alimentará de nuevo el diseño del MCV, con los cambios que permitan la corrección
y mejora de las novedades encontradas en las CNI; seguido se realizan los borradores
del acuerdo operacional con las áreas críticas para delimitar las responsabilidades y
funciones en las actividades intrínsecas al proceso de compra.
Resultados y Discusion
A partir del análisis realizado con la aplicación de la MPS se logró la identificación del
proceso de CNI vigente (el obsoleto), el cual se resume en el siguiente gráfico:
Dentro de ese proceso se identificaron seis oportunidades de mejora, 22 problemas y
cuatro riesgos asociados de manera directa con las compras de mantenimiento, que se
constituyen en criticas para el cliente por cual se requiere una mayor profundidad en su
análisis particular y se determina que es necesario aplicar toda la metodología a este
proceso en específico iniciando con la elaboración de un MCV especifico, continuando
con la aplicando del SIPOC, los árboles de decisión y finalizando con la matriz de
clasificación .
Este nuevo proceso, se clasifica en tres categorías y líneas de acuerdo con el grado de
criticidad de la compra como lo son: compras programadas, semi-urgentes y urgentes; y
se obtienen como resultado 15 oportunidades de mejora, 18 problemas y 8 riesgos. Estos
últimos, se clasifican como puntos críticos de control (QCP) a evaluar.
Fase final: A partir de la información construida se realizará el desarrollo del procedimiento
de compras NO inventariables actualizado y las herramientas documentales asociadas
para el soporte del proceso. Por último y ya con el proceso construido se realiza la
respectivo el proceso construido se realiza la respectiva socialización con el gerente
de unidad para determinar su aplicación en la organización. En caso de que, en el
establecimiento de los QCP se identifiquen subprogramas o secciones que requieran un
análisis más detallado para poder realizar planes de acción efectivos, se debe realizar
nuevamente un proceso de evaluación especifico de esa porción, realizando MCV y
análisis de pensamiento sistémico incluyendo el SIPOC, los árboles de decisión y la
matriz de clasificación y de esta manera, obtener un mayor detalle de los riesgos y su
clasificación apuntando a la construcción de planes de acción acertados.
A partir de los QCP obtenidos en los dos análisis realizados bajo la MPS se puede
establecer que su causa raíz es que no se cuenta con un procedimiento de CNI claro y
actualizado, y a partir de ahí también se puede dar solución a los riesgos asociados y a
una parte importante de los problemas identificados.
De acuerdo con lo anterior la formulación del plan de mejora se centró en 4 frentes de
acción:
1. Elaboración de un procedimiento de CNI donde se incluya y se de claridad a todos
los aspectos del proceso, incluyendo también en este, las oportunidades de mejoras
asociadas y la actualización del MCV de acuerdo con este nuevo procedimiento.
2. Como segunda parte, se establece la actualización de todos los formatos que se usan
en el proceso eliminando aquellos que se encuentran obsoletos y modificando los que
si aplican de acuerdo con el nuevo procedimiento y que se constituyen en el método de
control para los diferentes pasos a llevar a cabo.
3. Tercero: Se establece la necesidad de la creación de una herramienta tecnológica que
permita pasar el flujo del proceso de aprobación documental que se lleva de forma física,
a un proceso de aprobación digital que permita tener un control más efectivo y también
permita realizar la designación pertinente de las funciones con los coordinadores de
compras.
4. Por ultimo y como parte fundamental, se deben realizar acuerdos operacionales con
las áreas clientes con el fin de coordinar los tiempos y pormenores, para que el proceso
quede claro entre las dos áreas y se establezcan métodos de control.
Dentro de los aspectos más importantes y fundamentales que se designan como plan
de acción, se encuentra el diseño del procedimiento de CNI que se establece para Gate
Gourmet Colombia S.A.S. y que está compuesto por 12 puntos:
Previamente, se han definido el objetivo y alcance del procedimiento que están orientados
a establecer los lineamientos del proceso de compras y garantizar su control en la
ejecución. En seguida, se establecen los responsables donde se detallan claramente los
nombres de los cargos que intervienen y su rol dentro de la actividad, si son responsables,
operativos o dueños del proceso.
Establecimiento de pasos dentro del procedimiento:
1. Definiciones: Para dar inicio al procedimiento, se detallan las definiciones de las palabras
claves que se utilizarán, así como conceptos o acrónimos propios de la organización para
que el lector pueda entender claramente los términos; dentro de los cuales, se describen
conceptos como compras presupuestadas, compras semi-urgentes, compras urgentes,
proveedor único, proveedor exclusivo, NON CAPEX, CAPEX, entre otros conceptos
relacionados.
2. Requisitos: Se establecen los requisitos que deben cumplir los proveedores para
su aprobación: para esto, el proveedor debe aprobar satisfactoriamente la etapa de
inscripción para estar activo en la organización y cumplir con la documentación legal,
documentación de calidad y documentación de HSE según corresponda.
3. Normatividad y Políticas: Son todas las condiciones que deben cumplir las áreas
que ejecutan el proceso incluidos los coordinadores de compras. Dentro de estos
se incluyeron diferentes lineamientos en tiempos, en montos, formas de solicitud de
compras y sus especificidades, entre otros.
4. Pólizas: Se refiere al requerimiento de pólizas que se deben solicitar a los proveedores
de acuerdo con el tipo y factor de riego del producto o servicio y con el método de
pago negociado (anticipos). Dentro estas pólizas se encuentran: pólizas por calidad
del servicio, pólizas por cumplimento, pólizas por buen manejo dela anticipo, pólizas
de responsabilidad civil extracontractual, póliza para garantizar el pago de salarios a
trabajadores, pólizas de estabilidad de obra, entre otras.
5. Matriz de aprobación y firmas: Que recopila los cargos que deben realizar la aprobación
de un requerimiento de acuerdo con su naturaleza y el monto de compra a ejecutar para
dar claridad en el momento que se realice una orden de compra, quién debe aprobar y
por qué montos debe aprobarse. Este es uno de los procesos que se propuso automatizar
por medio de la aplicación web que se propone con anterioridad.
6. Los siguientes 3 pasos corresponden a: la creación de los grupos de artículos según las
normas ASCCI contables vigentes en el sistema ERP implementado en la organización,
para que no se carguen los costos en las cuentas incorrectas. En este paso también se
definen los códigos, roles y usuarios del sistema, para que solo personas debidamente
autorizadas tengan acceso a crear nuevos proveedores o grupos de artículos y sus
asociaciones, pues esto se presta para errores en el proceso.
9. Celebración de contratos con los proveedores: Consiste en identificar lineamientos
específicos para compras que superen un monto de dinero determinado, o por el nivel de
riesgo en la compra, o cuando se requiere garantizar la ejecución del servicio o entrega
del producto en un plazo de tiempo determinado, entre otros.
10. Tiempo de respuesta: En este paso se establecen los tiempos de respuesta del área
de CNI de acuerdo con el tipo de solicitud y su criticidad, con esto se busca establecer
el lead time del área de compras para los requerimientos y de esta manera las áreas que
son clientes internos puedan organizar las solicitudes con antelación.
11. Recibo: Aquí se realiza el recibo y cierre de las órdenes de compra en el sistema de
gestión.
12. Descripción de actividades: Incluye todo el proceso indicando el paso a paso a
ejecutar de acuerdo con el MCV actualizado; allí se especifican la etapa, el responsable
y la actividad a ejecutar de una manera lógica y secuencial.
Conclusiones
A partir de lo expuesto en este artículo se puede concluir que es de vital importancia para
el departamento de compras de la organización contar con un procedimiento detallado
de CNI en donde se de claridad dentro del proceso. Aquí se incluye la normatividad, los
formatos relacionados y en general, los lineamientos que permitan garantizar la ejecución
Diseño del procedimiento de compras no inventariables en la empresa Gate Gourmet
Colombia S.A.S.
del proceso de manera transparente y efectiva cumpliendo con los requerimientos de las
áreas involucradas y de la organización.
El análisis de los procesos de compras a través de la aplicación de las MPS, permite la
identificación de manera clara de las oportunidades de mejora, problemas y riesgos
asociados que pueden no ser evidentes en la ejecución de las actividades diarias y que
son las causantes de las principales inconformidades que se generan con las áreas
internas y con los equipos de trabajo; la aplicación correcta y continua de las acciones
de mejora permiten sostener los procesos a través de tiempo y cumplir con los objetivos
organizacionales.
La socialización del diseño del procedimiento de CNI con los equipos de trabajo y con
toda la organización es de vital importancia para el éxito de su implementación ya que,
si no es socializado, generará conflicto con las áreas internas, proveedores y no se
obtendrán los resultados esperados.
Recomendaciones
Se recomienda a la compañía Gate Gourmet Colombia S.A.S., la ejecución de las dos
acciones de mejora pendientes por ejecutar a la fecha, correspondientes al desarrollo
de la herramienta tecnológica y el acuerdo operacional con el área financiera; estas
dos son de vital importancia para poder tener un control en el proceso de compras no
inventariables.
También es importante realizar la socialización del procedimiento al interior de la
organización y ejecutar auditorias periódicas al nuevo procedimiento para validar la
efectividad de este, creando un ciclo de mejora continua PHVA que pueda garantizar la
actualización oportuna y que permita dar cumplimiento a los constantes cambios de la
organización y del mercado en general.
Referencias
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[13] Gate Gourmet Colombia S.A.S. “COM-P012. Compra NON-CAPEX”. 2015.
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2015. Obtenido de https://elibro.net/es/ereader/biblioibero/48992?page=26
[16] R.D. Echeverri-Echeverri, L.M. Franco-Montoya. “Pensamiento sistémico un enfoque
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[17] C. Reato y L. V. Socconini Pérez Gómez, Lean Six Sigma: sistema de gestión para
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elibro.net/es/lc/biblioibero/titulos/117568
